Na het versturen van de offerte-aanvragen komt u in de fase Offertes inlezen & beoordelen.
Leveranciers worden verzocht hun offertes via het offerteloket aan te leveren. In het offerteloket zijn de Excel-formats beschikbaar waarmee zij hun offertes kunnen indienen. Naast de offerte kan de leverancier hier ook bijlagen toevoegen, zoals aanvullende informatie of leveringsvoorwaarden. Ook kunnen zij aangeven geen offerte uit te brengen.
Indien een leverancier ervoor kiest de offerte buiten het offerteloket om aan te leveren (per e-mail) kan de coördinator van het inkooptraject deze offerte handmatig inlezen.
Vragen en Antwoorden
Als bij de offerte uitvraag gebruik gemaakt wordt van de optie V & A, kunt u nu de antwoorden onder hetzelfde menu-item inzien. Deze antwoorden kunnen ook worden gedownload als een Excel-bestand. In de rapportage Offertes (totaal) staan de antwoorden inclusief weging per artikel weergegeven.
Offertes en toelichting
Wanneer een leverancier een offerte indient, wordt de coördinator van het inkooptraject via e-mail geïnformeerd. Deze e-mail bevat ook de toelichting die de leverancier in het offerteloket heeft ingevoerd, de toelichting kan ook worden gedownload via het rapport Leveranciersoverzicht.
In het navigatiepaneel links is het menu-item Offertes toegevoegd, met daarachter het aantal ontvangen offertes. Onder deze optie bevinden zich de volgende submenu's:
Uitgevraagd
Deze pagina toont een overzicht van alle uitgevraagde pakketten.
Bovenaan deze pagina is een menu waarmee u een selectie kunt maken binnen de uitgevraagde pakketten.
In het artikel offertes accepteren, wordt uitgelegd hoe u de onderste vier statussen (zie afbeelding) van het pakket kunt instellen.
De beoordelingsstatus is zichtbaar per artikel, middels drie pictogrammen. Een blauw tekst-icoon geeft aan dat op pakketniveau een notitie is toegevoegd.
U kunt de kolommen sorteren op alfabet, waarde of aantal leveranciers. Als er voor een bepaald artikel geen leverancier is aangeschreven, wordt dit in de kolom Offertes bekijken aangegeven. Indien er een offerte is aangeleverd, verschijnt er rechts van het pakket een oog-icoon waarmee u de offerte(s) kunt bekijken. U komt dan op de pagina Offertes accepteren. De rapportage offertes (totaal) geeft een overzicht van de artikelen waarvan u een offerte hebt ontvangen.
Niet uitgevraagd
U vindt hier een overzicht van pakketten waarvoor u wel een offerte hebt ontvangen maar die niet zijn opgenomen in de uitvraag. U kunt deze pakketten alsnog toevoegen aan de uitgevraagde pakketten. Zie hiervoor het artikel Niet uitgevraagde pakketten toevoegen.Per leverancier
Onder dit submenu vindt u de offertes per leverancier. U ziet hier of er al acceptaties hebben plaatsgevonden en of de besluitvorming is verstuurd. Ook kunt u opmerkingen inzien. Als coördinator kunt u via deze pagina meerdere acties uitvoeren, zoals het aanpassen van offertes, accepteren, en opmerkingen toevoegen. Voor meer informatie klik hier.
Offerte aanpassen of opnieuw aanleveren
De coördinator kan handmatig een offerte toevoegen via Offertes/ +Inlezen. Het is ook mogelijk om het offerteloket weer te openen voor een specifieke leverancier. Dit doet u via Offerteaanvragen. Rechts op de regel van de betreffende leverancier kunt u via opties het loket opnieuw openzetten voor deze leverancier. De leverancier kan vervolgens of de offerte wijzigen of een geheel nieuwe offerte indienen.
Sluiten aanleverperiode
Het offerteloket wordt niet automatisch gesloten na de deadline van aanleveren. U kunt het loket handmatig sluiten, zodat er geen nieuwe offertes meer ingelezen kunnen worden. Ga hiervoor naar het tabblad Informatie.
U kunt het offerteloket niet opnieuw openen als u het sluit.
Besluitvormingsbrieven
De geaccepteerde offertes zijn in te zien onder Acceptaties. Vanuit hier kunnen de Acceptatiebrieven en Trajectbesluiten verstuurd worden.
Afronden inkooptraject
Als alle besluitvormingsbrieven verstuurd zijn kunt u naar de stap afronden van het inkooptraject. Er zijn hier 2 mogelijkheden:
1. Klik op Ja, ik wil dit inkooptraject afronden.
Geaccepteerde offertes worden weggeschreven onder Contracten & GIP.
Er kunnen geen wijzigingen meer worden aangebracht in de gemaakte keuzes
Er kunnen geen aanvullende offertes meer worden toegevoegd
2. Klik op Afsluiten zonder contracten weg te schrijven.
U sluit het traject dan af zonder contracten weg te schrijven, dit doet u indien u een inkooptraject buiten ZAGIS om heeft uitgevoerd en alleen de besluitvorming en omzetting wenst vast te leggen.
U komt nu in de laatste fase Afronden/Naslag