Dit artikel gaat over V&A in een inkooptraject. Informatie over Inkooptrajecten > vragenlijsten zijn hier te vinden.
Deze functionaliteit kent twee tabbladen.
Vragen en antwoorden vanuit de apotheek
Vragen vanuit de leveranciers
Vragen vanuit de apotheek
In de fase Pakketten selecteren ziet u de mogelijkheid om onder V & A vragenlijsten aan het inkooptraject toe te voegen, zowel op offerte-, als op productniveau. Leveranciers ontvangen een overzicht van de vragen in de offerteaanvraag en kunnen deze beantwoorden bij het indienen van hun offerte. De antwoorden worden opgeslagen in uw inkooptraject en komen terug tijdens de beoordeling van de offertes. Optioneel kunt u per vraag en per antwoord een categorie en/of weging instellen om de offertes automatisch te voorzien van een score. Per traject kunnen de vragenlijsten en bijbehorende wegingen worden aangepast. Het is ook mogelijk om standaardvragenlijsten aan te maken en deze toe te voegen aan een inkooptraject. Deze standaardvragenlijsten zijn tevens te delen met andere ZAGIS-apotheken. Tot de stap Offerteaanvragen versturen is de lijst met vragen te bewerken. Na het aanmaken van de offerteaanvragen kunt u alleen nog de weging per vraag wijzigen.
Via de knop "+ Vraag toevoegen" opent het scherm uit de afbeelding hierboven. De toelichting zal ook zichtbaar zijn voor de leveranciers. Een vraag kan een Algemene of vraag per Product zijn. Vragen op productniveau worden na het aanbieden van de offerte voor elk uniek z-indexnummer weergegeven in het offerteloket.
Er zijn vijf soorten antwoorden:
Vrije tekst: Alleen bij algemene vragen, geen weging mogelijk
Numeriek
Ja/Nee
Meerkeuze
Datum
De vragen op Productniveau moeten door de leverancier in het online offerteloket per artikel worden beantwoord, wat afhankelijk van de soort vraag een behoorlijke tijdsinvestering kan betekenen. In het offerteloket kan de leverancier gebruik maken van een invulformat om de vragen te downloaden naar Excel en daarna te uploaden.
U kunt de volgorde van de vragen aanpassen door deze naar een andere positie te slepen.
De volgorde aanpassen kan alleen binnen dezelfde categorie.
Leveranciers worden tijdens het indienen van de offerte gevraagd de vragen in het inkooptraject te beantwoorden. Het beantwoorden is optioneel. Antwoorden zijn bij het beoordelen van offertes zichtbaar onder V & A, door middel van het teksticoon kunt u de antwoorden op artikelniveau inzien. U kunt deze ook downloaden als excel bestand.
Categorie
Als u een vraag toevoegt dan krijg deze automatisch de categorie "Algemeen". U kunt zelf de categorie naam aanpassen en daarmee de vragen categoriseren.
Weging
Na het toevoegen van een vraag kunt u optioneel een weging instellen. In het overzichtsscherm ziet u direct het maximale aantal punten dat per offerteregel mogelijk is. In de rapportage Offertes (totaal) staan de antwoorden inclusief weging per artikel weergegeven. Naast de weging van de beantwoording van de vragen is nu de geoffreerde prijs in de weging mee te nemen. Dit is op te geven onder de knop "Aanvullende weging" onder V&A.
Antwoord aanpassen
Het is mogelijk om een antwoord van een leverancier aan te passen in het scherm Offertes/ Per leverancier.
Standaard vragenlijsten/lijst importeren
Als u dezelfde vragen in meerdere trajecten wilt gebruiken, kunt u standaardvragenlijsten inzetten. Deze functionaliteit vindt u in het Hoofdmenu onder Inkooptrajecten. Het bewerken van deze lijsten werkt op dezelfde wijze als in een inkooptraject. Lijsten zijn standaard alleen zichtbaar voor uw eigen omgeving, maar het is ook mogelijk deze te delen binnen uw inkoopcombinaties, of zelfs met alle ZAGIS gebruikers (landelijk).
Een standaard vragenlijst is in een inkooptraject te gebruiken door op de blauwe knop "Lijst importeren" te klikken. U ziet vervolgens al uw standaardlijsten, en lijsten die door andere gebruikers met u gedeeld zijn. De geïmporteerde vragen en weging zijn na importeren nog aan te passen.
Vragen vanuit de leverancier
Via het offerteloket kan de leverancier vragen stellen met betrekking tot het inkooptraject. De coördinator van het inkooptraject wordt per e-mail geïnformeerd dat er een vraag is gesteld. Vervolgens is deze vraag ook zichtbaar onder 'V&A'.
Binnen deze functionaliteit kan de coördinator de vraag beantwoorden door op het teksticoontje aan de rechterkant te klikken. Hierbij kan de coördinator kiezen of het antwoord alleen naar de vragensteller wordt verzonden of openbaar wordt gedeeld met alle leveranciers.