De leveranciers worden verzocht hun offerte via het offerteloket aan te leveren. Maar er zijn soms leveranciers die hier geen gebruik van willen maken, en de offerte via mail aanleveren. Als een leverancier gebruik maakt van het ZAGIS Excel-format, kan de offerte handmatig in ZAGIS worden ingevoerd.
Elk inkooptraject heeft zijn eigen format, waardoor deze niet uitwisselbaar zijn met andere inkooptrajecten.
Het format voor het betreffende inkooptraject kunt u vinden in het navigatiepaneel onder Documenten > Formulier Offertes. U kunt dit bestand downloaden en naar de betreffende leverancier mailen. Dit bestand is ook per e-mail gestuurd als de offerte-aanvraag per mail is verstuurd.
Als een leverancier het ZAGIS-bestand niet aanlevert of bijvoorbeeld telefonisch of per e-mail een prijs verstrekt, kunt u deze handmatig invoeren onder "Handmatig invoeren".
Handmatig invoeren
Klik op Offertes > +Inlezen in het navigatiepaneel en u wordt naar de pagina geleid waar u kiest voor handmatig invoer op basis van het ZI#. Selecteer eerst de betreffende leverancier. Zodra u in de naamregel klikt, verschijnt een zoekbalk waarmee u de naam van de apotheek kunt invoeren, zodat u niet de hele lijst hoeft door te nemen. Kies de leverancier en voeg per ZI# de offerte toe. Via het groene plusje aan de linkerzijde kunt u een nieuwe regel toevoegen. Als u een regel wilt verwijderen, klikt u op het prullenbakje. Als u alle regels heeft toegevoegd dan klikt u op "Invoeren" rechtsboven om de regels (offertes) toe te voegen.
Bestand uploaden
Klik op Offertes > +Inlezen en u wordt naar de pagina geleid waar u kiest voor het uploaden van een Excel-bestand. Selecteer eerst de betreffende leverancier. Zodra u in de naamregel klikt, verschijnt een zoekbalk waarmee u de naam van de leverancier kunt invoeren, zodat u niet de hele lijst hoeft door te nemen. Vervolgens selecteert u het in te lezen bestand en klikt u op Gegevens uploaden. U komt dan in een controlescherm waarin het verwerkingsresultaat zichtbaar is.
Onderaan het scherm kunt u optioneel een bijlage toevoegen. Als de gegevens correct zijn, klikt u op Inlezen. Als er fouten zijn, kiest u Afbreken, corrigeert u het bestand, en doorloopt u het proces opnieuw.