Nadat u in het inkooptraject offertes hebt geaccepteerd, kunt u de besluitvormingsbrieven versturen. Informatie over het inhoudelijk aanpassen van de brieven vindt u hier.
In het navigatiepaneel links gaat u naar de optie acceptaties.
Inzien Ziekenhuisbesluiten en trajectbesluiten
In dit scherm kunt u met de onderstaande knoppen alle ziekenhuisbesluiten en, bij een groepsinkoop, alle trajectbesluiten als één totaalbestand downloaden. U ontvangt een downloadlink per e-mail om dit bestand te downloaden.
Inzien Acceptatiebrieven per leverancier
U kunt de acceptatiebrieven per leverancier inzien. Daarnaast kunnen de geaccepteerde artikelen per leverancier naar Excel worden gedownload.
Bij een geaccepteerde vaste prijs wordt deze in de acceptatiebrief vermeld. Bij een korting op de AIP wordt de korting in de brief opgenomen. Als een e-mailadres van de leverancier bekend is, kan de besluitvorming per e-mail worden verstuurd. Leveranciers met PharmaPortal ontvangen het besluit in PharmaPortal.
Alle besluitvormingsbrieven moeten verstuurd worden, dit gaat niet automatisch ook die naar PharmaPortal moeten verstuurd worden.
De acceptatiebrieven worden automatisch ondertekend door de ingestelde inkoper of tekenbevoegde. Optioneel kan een tweede handtekening van een tekenbevoegde onder de ziekenhuisgegevens worden ingelezen.
Bij groepsinkoop geeft het rondebesluit de besluitvorming van de groep weer, met een overzicht van de geaccepteerde artikelen en deelnemende ziekenhuizen. Het ziekenhuisbesluit is een bilaterale bevestiging die deelnemende ziekenhuizen zelf kunnen versturen, voorzien van hun eigen logo en contactpersoon. Het ziekenhuisbesluit kan ook worden voorzien van een eigen bijlage.
Ziekenhuisbesluiten kunnen pas verstuurd worden als de trajectbesluiten zijn verstuurd.
Versturen van de acceptatiebrieven en bij groepsinkoop de trajectbesluiten
U dient zelf de besluitbrieven naar de leveranciers te versturen.
Via de knop links boven de tabel kunt u meerdere leveranciers tegelijk selecteren om de besluitvormingsbrieven te versturen. Alleen leveranciers waar een contactpersoon met e-mail is vastgelegd of een leverancier met PharmaPortal kan verzonden worden. Eventuele besluiten die per post worden verstuurd kunt u handmatig vastleggen met "Markeer als verzonden".
Bijlage toevoegen aan acceptatiebrief
Voor het versturen van een acceptatiebrief is het mogelijk om een (unieke) bijlage per leverancier toe te voegen en zo mee te sturen met de acceptatiebrief. De bijlage is voor de betreffende leverancier te uploaden onder "Acceptaties" en is alleen mogelijk bij leveranciers met minimaal 1 geaccepteerd artikel.
