In het Navigatiepaneel onder Beheer vindt u Brieven. Hier zijn de standaard aangemaakte brieven beschikbaar, die u kunt aanpassen en waaraan u eventueel bijlagen kunt toevoegen.
Via verschillende tabbladen kunt u de volgende acties uitvoeren.
Bijlagen toevoegen
Het is mogelijk om bijlagen toe te voegen die worden meegezonden met uw offerteaanvragen, trajectbesluiten, of ziekenhuisbesluiten. U kunt alleen PDF-bestanden toevoegen. Als u meerdere PDF-bestanden wilt toevoegen aan een brief, moet u deze eerst samenvoegen tot één bestand. Indien u geen mogelijkheid heeft om de bestanden zelf samen te voegen, kunt u gebruik maken van de online tool Merge PDF
In een groepsinkooptraject kunnen deelnemende apotheken een eigen bijlage toevoegen aan de 'ziekenhuisbesluiten'.Logo wijzigen
Standaard wordt het logo van de coördinerende apotheek weergegeven op de brieven. Het is echter ook mogelijk om het logo van de inkoopgroep te tonen. U kunt dit logo hier uploaden. Klik hiervoor op Wijzig, selecteer het gewenste logo in uw bestanden, en klik op Opslaan. Om terug te keren naar het oorspronkelijke logo, klikt u op Verwijder om uw wijziging ongedaan te maken.Offerteaanvragen
Hier ziet u de inhoud van de standaardbrief, die u kunt aanpassen door op het pennetje in de rechterbovenhoek te klikken. Nadat u de brief heeft aangepast, kunt u deze opslaan via het opslaan-pictogram. U kunt ook een brief overnemen uit een ander traject door te klikken op de link 'brief overnemen' boven de standaardbrief. Vervolgens kunt u in het keuzescherm aangeven uit welk traject u de brief wilt overnemen. Daarna dient u de brief te actualiseren in het bewerkingsscherm.
Een overgenomen brief past zich niet automatisch aan het huidige inkooptraject aan; dit moet u handmatig doen, bijvoorbeeld door datums en omschrijvingen aan te passen.
Trajectbesluit
Hier kunt u de inhoud van de standaardbrief aanpassen op dezelfde manier als bij Offerteaanvragen.Ziekenhuisbesluit
In een groepsinkooptraject kan het ziekenhuisbesluit per deelnemer worden aangepast. Deze aanpassingen blijven per deelnemer opgeslagen. De ziekenhuisbesluiten worden gestuurd naar leveranciers waar minimaal 1 artikel is geaccepteerd.Afwijzingsbrief
Ook hier kunt u de inhoud van de standaardbrief aanpassen. De werkwijze is hetzelfde als bij Offerteaanvragen. De afwijzingsbrief wordt gestuurd naar leveranciers waar geen artikelen zijn geaccepteerd.