In Briefsjablonen legt u als coördinator uw eigen briefteksten vast en hergebruikt u die in elk inkooptraject. U onderhoudt per brief-type een eigen bibliotheek, zodat u niet bij elk traject opnieuw dezelfde aanpassingen op de standaardbrief hoeft te maken.
In de navigatiebalk bovenaan de pagina vindt u Inkooptrajecten. Via het menu kunt u doorklikken naar Briefsjablonen. Deze optie is alleen zichtbaar voor coördinatoren.
Sjablonen aanmaken en beheren
Op de pagina Briefsjablonen ziet u een overzicht van uw opgeslagen sjablonen, gegroepeerd per brief-type:
Offerteaanvraag
Trajectbesluit
Ziekenhuisbesluit
Afwijzingsbrief
Per sjabloon ziet u door wie het is aangemaakt en wanneer het voor het laatst is gewijzigd. Sjablonen van uw collega-coördinatoren binnen dezelfde organisatie staan ook in dit overzicht, zodat u sjablonen samen kunt gebruiken.
Via de groene knop maakt u een nieuw sjabloon aan. U kiest het brief-type, geeft het sjabloon een naam en voert de inhoud in met dezelfde tekstverwerker als bij de brieven in een traject. Bestaande sjablonen kunt u wijzigen of verwijderen via de pictogrammen achter de naam.
Werken met placeholders
In sjablonen kunt u placeholders opnemen. Dit zijn stukjes tekst tussen procenttekens die bij het versturen van een brief automatisch worden vervangen door de juiste tekst. Zo blijft hetzelfde sjabloon bruikbaar in elk inkooptraject zonder dat u datums of namen handmatig hoeft aan te passen.
De volgende placeholders zijn beschikbaar:
Placeholder | Wordt vervangen door |
|---|---|
| De naam van het inkooptraject |
| De naam van de coördinerende apotheek |
| De sluitingsdatum van de offerteaanvraag |
| De datum waarop u de besluitvorming naar leveranciers communiceert |
| De ingangsdatum van het contract |
| De naam van het ziekenhuis (alleen relevant bij groepsinkooptrajecten) |
| De ingestelde handtekening van de coördinerende inkoper |
Naast de tekstverwerker staat een overzichtskaart met alle beschikbare placeholders. U kunt op een placeholder klikken om deze te kopiëren en daarna in uw brief plakken.
Een sjabloon toepassen in een traject
In een inkooptraject heeft elke brief-tab (Offerteaanvragen, Trajectbesluit, Ziekenhuisbesluit en Afwijzingsbrief) een knop Sjabloon ▾. Hieronder vindt u:
ZAGIS standaard — de standaardbrief van ZAGIS
Uw eigen sjablonen voor het betreffende brief-type
De sjablonen van collega-coördinatoren binnen uw organisatie
Wanneer u een sjabloon kiest, vervangt de inhoud daarvan de huidige brief in dit traject. U kunt de brief daarna nog handmatig aanpassen voor dit specifieke traject zonder dat het sjabloon verandert. Met ZAGIS standaard keert u terug naar de oorspronkelijke standaardbrief.
Een toegepast sjabloon overschrijft de huidige brief in het traject. Eventuele wijzigingen die u eerder in deze brief had gemaakt, gaan verloren.
Verschil met "Brief overnemen" en de standaardbrief
In Beheer → Brieven binnen een traject kunt u nog steeds:
de inhoud van de brieven voor dit specifieke traject aanpassen;
via brief overnemen een brief uit een eerder traject als startpunt gebruiken.
Een sjabloon is bedoeld voor herbruikbare teksten die u in meerdere trajecten wilt inzetten. Brief overnemen is bedoeld om eenmalig een brief uit één specifiek eerder traject te kopiëren. Bij een nieuw inkooptraject beginnen de brieven nog steeds met de standaardtekst van ZAGIS — een sjabloon wordt niet automatisch toegepast.