Als coördinator kunt u een groepsinkooptraject in concept starten. U bereidt het traject dan in alle rust voor — tot en met de pakketselectie — zonder dat de deelnemers er al iets van merken. Pas wanneer u het traject definitief maakt, worden de deelnemers geïnformeerd en wordt het traject voor hen zichtbaar.
Een concept-traject is handig wanneer u eerst zelf de pakketten wilt samenstellen op basis van het verbruik van de deelnemers, voordat u het traject met hen deelt.
Voorwaarde: automatisch deelnemen
Omdat u in concept werkt met het verbruik van de deelnemers, kunnen alleen apotheken meedoen die u hiervoor vooraf hebben gemachtigd via automatisch deelnemen. Met die instelling geeft een apotheek u toestemming om haar verbruik te gebruiken en haar automatisch aan uw trajecten toe te voegen.
Heeft geen enkele apotheek u gemachtigd, dan is de optie "Start in concept" niet beschikbaar.
Een concept-traject starten
Start een nieuw inkooptraject en doorloop de stappen tot Stap 2 – Deelnemers.
Zet de schakelaar Start in concept aan.
De deelnemerslijst toont nu uitsluitend de apotheken die u via automatisch deelnemen hebben gemachtigd; overige apotheken verdwijnen uit de lijst. Kies de deelnemers die u wilt opnemen.
Rond de overige opstartstappen af en start het traject.
Bij het aanmaken van een concept-traject ontvangen de deelnemers geen uitnodiging of bericht.
Werken in concept
Een concept-traject is alleen voor u (de coördinator) zichtbaar. Het verschijnt niet in het menu, het overzicht "Mijn inkooptrajecten" of elders bij de deelnemers.
U doorloopt de fasen Deelname en Pakketselectie zoals gebruikelijk. Zolang het traject in concept staat, kunt u niet voorbij de pakketselectie.
U herkent een concept-traject aan het label Concept op de trajectpagina en in het overzicht "Mijn inkooptrajecten".
Het traject definitief maken
Bent u tevreden met de pakketselectie? Klik dan in de fase Pakketselectie op Maak definitief. Daarmee:
worden de deelnemers geïnformeerd (zij ontvangen nu het bericht dat ze zijn toegevoegd);
wordt het traject voor de deelnemers zichtbaar;
kunt u door naar de volgende fase.
Vanaf dat moment verloopt het traject als een gewoon groepsinkooptraject.